O projeto UnIFica foi desenvolvido para facilitar a implantação do SIG-UFRN. Entre as ações estão previstos encontros de sensibilização, capacitação aos usuários, discussão e definição de processos internos, suporte e canais de comunicação que permitam explicar aspectos do sistema e esclarecer dúvidas.
Antes de ir adiante são recomendadas as seguintes leituras abaixo:
- Em Equipes estão as pessoas que trabalharão ativamente no projeto
- Em Sistemas SIG-UFRN estão os módulos a serem implantados.
- Em Cronogramas estão os prazos previstos para implantação de cada módulo.
- Em Suporte está o funcionamento do suporte a utilização do SIG
- Em Capacitações estão orientações sobre as capacitações e as datas agendadas
- Em Canais de Comunicação estão as orientações sobre as formas de comunicação entre os usuários SIG
Implantação
Um módulo para ser utilizado efetivamente pelo usuário é preciso ser implantado. Esta implantação é composta por etapas que ocorrem cada uma no seu prazo, dependendo da complexidade do módulo. Um módulo não necessariamente utiliza todas as etapas. O cronograma de implantação dos sistemas apresenta as etapas e seus prazos de execução. Um módulo é considerado implantado quando todas as etapas forem concluídas.
Portanto, as etapas de implantação de um módulo são:
Etapa 1: Análise dos dados e dos processos do módulo
Etapa 2: Capacitação para uso do módulo
Etapa 3: Implantação do módulo
Etapa 4: Entrega do módulo
Etapa 5: Migração dos dados dos sistemas legados (etapa não presente em todos os módulos)
Abaixo, o detalhamento de cada uma das etapas.
ETAPA 1: ANÁLISE (A)
Objetivos:
– ser o contato inicial com o(s) Coordenador(es) do Módulo do módulo a ser implantado
– analisar a situação e dos processos do Instituto no módulo a ser implantado.
Dinâmica: Reunião presencial na Reitoria coordenada pela empresa, cujos participantes são os Coordenadores do Módulo da Reitoria. A pauta é:
– apresentação em detalhes o módulo a ser implantado na versão original, sem customização alguma para o IFRS
– apresentação de uma proposta de fluxo do processo
– análise dos processos do Instituto para este módulo.
– avaliação sobre possíveis ajustes no nosso processo e nas funcionalidades para este módulo
– avaliação se existe alguma situação impeditiva do módulo entrar em produção da forma como foi apresentado. Caso exista, são feitas customizações no sistema (que dependem de aprovação do Comitê Diretivo do Projeto) e esta de Análise da implantação do módulo é suspensa até que sejam as alterações estejam disponíveis no sistema.
Resultados esperados: Ao final desta etapa,
– O IFRS deverá ser capaz de informar a empresa como o módulo deverá estar configurado para a próxima etapa da implantação.
– O IFRS deverá ser capaz de detectar se há alguma situação impeditiva no módulo para a próxima etapa da implantação
ETAPA 2: CAPACITAÇÃO (C)
Objetivos: Capacitar para uso do módulo
Dinâmica: Capacitação técnica presencial coordenada pela empresa cujos participantes são os Coordenadores do Módulo da Reitoria e dos Âncoras do Módulo dos câmpus, em laboratório de informática, um computador por participante. A pauta desta capacitação é:
– apresentação do módulo a ser implantado, já customizado ao IFRS ou não
– apresentação do fluxo do processo a ser adotado no módulo
Resultados esperados: Ao final esta etapa os capacitados deverão ser capazes de configurarem o modulo para utilização e a utilização efetiva do módulo.
ETAPA 3: IMPLANTAÇÃO (I)
Objetivos: Realizar as configurações do módulo
Dinâmica: O Comitê do Módulo promoverá ações para as configurações do módulo a ser implantado, utilizando como recursos para a troca de informações entre Reitoria e câmpus a videoconferência, trocas de e-mail`s, telefone e apoio presencial da empresa apenas se realmente necessário.
Resultados esperados: Ao final desta etapa o módulo deverá estar com os dados configurados conforme a realidade do IFRS.
ETAPA 4: ENTREGA (E)
Objetivos: Liberar o módulo para utilização de todos os usuários do Instituto.
Dinâmica: Será definida uma data oficial para que o usuário possa utilizar o módulo no SIG. A partir desta data, o SIG deverá controlar as informações do módulo.
Resultados esperados: Ao final desta etapa o usuário deverá utilizar o módulo do SIG
ETAPA 5: MIGRAÇÃO DE DADOS (M)
Objetivos: Converter os dados dos sistemas legados do IFRS para o formato do módulo, conforme o processo e as funcionalidades definidas.
Dinâmica:
– As equipe de TIs da empresa e do IFRS farão esta conversão de dados.
– Aos Coordenadores do Módulo caberão dar o aceite destas conversões.
Resultados esperados: Ao final da migração de dados o módulo deverá apresentar os dados do sistema atual do IFRS conforme o processo e as funcionalidades do sistema.
Encontros de sensibilização
Estão previstos encontros de sensibilização em ocasiões especificas da implantação dos módulos. Estes encontros poderão contar com os profissionais da empresa e do Instituto.
Processos do Negócio
Os processos do negócio são fundamentais na implantação de um módulo do sistema.
No caso do processo do módulo já existir e estiver documentado, ele é discutido entre o Comitê de Implantação, o Comitê do Módulo e a empresa para uma análise sobre possíveis adequações, que podem ser ou no processo existente ou no sistema SIG ou em ambos. Isto ocorrerá antes da implantação do módulo, conforme o cronograma.
No caso do processo do módulo ainda não existir no Instituto, a empresa apresenta ao Comitê de Implantação e ao Comitê do Módulo uma proposta de processo já existente no módulo no sistema SIG-UFRN quando da implantação do módulo, conforme o cronograma.
Em qualquer dos casos, a empresa auxiliará na construção dos processos do Instituto.