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A experiência de quem está implantando o SIG

Escrito por Departamento de Comunicação. 1 de julho de 2014, às 15:28

Para conhecer um pouco o dia a dia da implantação de um Sistema Integrado de Gestão (SIG), o projeto UnIFica ouviu relatos de quem está vivendo esta situação. Representantes dos Institutos Federais de Santa Catarina (IFSC) e Farroupilha (IFFarroupilha), os quais estão instalando o mesmo SIG que passará a ser utilizado no IFRS (SIG-UFRN), contaram algumas experiências. Confira!

Marcação de férias e envio de documentos

No IFSC, a implantação começou em julho de 2013 e atualmente tem quatro módulos em funcionamento, do total de 51 previstos.  Entre eles estão o de férias e o de protocolo, os quais agregaram agilidade e estão facilitando o trabalho dos servidores.

O diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação do IFSC, Emerson Ribeiro de Mello, conta que antes as previsões de férias eram marcadas em planilhas por setor, destinadas à Gestão de Pessoas, que alimentava as informações manualmente no Siapenet. Agora é tudo automático: o servidor marca as férias no sistema, a chefia recebe um aviso por e-mail e faz a homologação, e a Gestão de Pessoas pode enviar as datas de todos os servidores para o Siape com apenas um clique.

No módulo de protocolo, os memorandos (documentos institucionais enviados de um setor para outro setor) foram escolhidos como os primeiros a se tornarem eletrônicos. Em vez de uma semana para ir por malote de uma unidade a outra (da Reitoria para um câmpus, por exemplo), passaram a ser entregues automaticamente para o setor destinatário, e ainda com economia de papel. Em seis meses, 20.600 memorandos deixaram de ser impressos.

Mello salienta que, na fase de implantação, é fundamental os diferentes setores da instituição entenderem que o sistema é de todos e por isso todos podem participar, utilizando, esclarecendo dúvidas e sugerindo ajustes.

Adequação à realidade

O IFFarroupilha deu início à implantação do SIG em fevereiro deste ano e está em processo de “organizar a casa”, com a padronização de informações e ajustes nos cadastros dos servidores. “É uma etapa mais complexa, mas facilitará todas as próximas. Para o servidor, ter o cadastro completo e correto é importante por registrar toda a sua história funcional”, observa o coordenador-geral de Tecnologia da Informação, Marcelo Pedroso da Roza.

Paralelamente, o instituto está implantando o módulo acadêmico e identificando adequações necessárias para a realidade da instituição. “Escolhemos o SIG-UFRN porque chegou mais próximo das nossas necessidades, mas é fundamental que os servidores, ao utilizarem, identifiquem o que o sistema tem e o que a instituição precisa, para fazer as adequações.” Ele cita alterações já realizadas pelo IFFar, como o aumento no número de caracteres dos códigos de cursos (de oito para 12) e a inclusão da possibilidade de flexibilizar horários de disciplinas.

Para Roza, uma palavra pode determinar o sucesso na fase de implantação do SIG: comprometimento. “A alta gestão precisa estar comprometida e repassar isso para as equipes”, salienta.

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